Prosedur Mengurus SVLK – Pengurusan sertifikasi SVLK adalah kewajiban bagi semua pelaku usaha hasil hutan kayu. Informasi ini bisa memberikan gambaran untuk menjadi kesuksesan proses Anda!

Pemerintah Indonesia menerapkan Sistem Verifikasi dan Legalitas Kayu atau SVLK untuk melakukan pengawasan lebih ketat akan hasil hutan di negara ini. Setiap pelaku usaha produk hasil hutan wajib memiliki sertifikat ini untuk menjalankan usahanya secara legal di Indonesia. Bagaimanakah syarat dan prosedurnya?

Tujuan Pembangunan Sistem

Pembalakan liar dan perdagangan kayu secara ilegal sudah menjadi masalah lama di Indonesia. Kedua hal tersebut bisa terjadi karena sistem pengawasan pemerintah belum maksimal. Oleh karena itu, Sistem Verifikasi dan Legalitas Kayu diperkenalkan kepada masyarakat, terutama pelaku usaha yang bergerak di industri ini.

Selain menunjukkan komitmen untuk perkembangan pasar produk hutan yang lebih bertanggung jawab, ada beberapa tujuan lainnya yang dapat dicapai dengan SVLK, yaitu:

• Memperbaiki proses administrasi masing-masing perusahaan kayu supaya lebih efektif.
• Meningkatkan daya saing produk berbahan dasar kayu asal Indonesia di dunia internasional.
• Meyakinkan pasar luar negeri bahwa proses produksi yang dijalankan di Indonesia bersifat accountable.
• Memperbaiki tata kelola negara agar berjalan semakin efektif.
• Menghindarkan perusahaan-perusahaan perkayuan di Indonesia dari beban biaya yang tinggi.
• Proses ekspor barang yang lebih efisien karena tanda V-Legal sudah langsung terpasang.

Untuk mencapai tujuan tersebut, di dalam prosesnya terdapat  prinsip-prinsip yang harus dipatuhi. Prinsip yang pertama adalah good governance atau pengelolaan yang baik. Selain itu, sistem ini juga didasarkan dengan prinsip representatif yang berarti semua pihak terkait diikutsertakan. Transparansi juga menjadi prinsip pokoknya.

Syarat Pengajuan Sertifikasi

Syarat SVLK yang perlu dipenuhi oleh sebuah badan usaha untuk mengajukan sertifikasi cukup sederhana. Berikut ini merupakan hal-hal yang perlu disiapkan:

• Akta pendirian badan usaha dan perubahan terakhir (jika ada). Untuk perorangan syaratnya berupa KTP dan untuk kelompok berupa akta pembentukan kelompok.
• Adanya izin usaha untuk memanfaatkan hasil hutan.
• Proses produksi bahan baku maupun pengolahan lainnya sudah dilakukan.
• Telah mengajukan permohonan sertifikasi melalui sistem.

Prosedur Mengurus SVLK

Prosedur Mengurus SVLK secara mandiri, waktu yang diperlukan sesungguhnya tidak terlalu lama. Namun, prosedurnya bisa jadi membingungkan banyak pihak. Berikut merupakan rincian prosedur yang harus dilalui:

1. Pengajuan permohonan ke lembaga penilai

Permohonan sertifikasi diajukan melalui sebuah sistem online kepada lembaga penilai yang sudah terakreditasi nasional. Pemohon harus memastikan kelengkapan dokumen dasar seperti yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya. Permohonan kelompok biasanya difasilitasi oleh pemerintah daerah setempat.

2. Peninjauan dokumen permohonan

Dokumen yang diajukan akan ditinjau oleh lembaga penilai. Lembaga memiliki kewenangan untuk menolak permohonan yang diajukan apabila dokumen yang diajukan tidak lengkap atau proses audit dinilai tidak memungkinkan untuk dijalankan.

3. Penetapan jadwal dan tim penilai

Setelah menetapkan bahwa penilaian dapat dilakukan, lembaga kemudian menentukan jadwal untuk kegiatan audit. Tim penilai pun ditentukan oleh lembaga. Tim terdiri atas auditor yang berpengalaman di dalam penilaian badan usaha di industri ini.

4. Publikasi rencana audit

Rencana audit kemudian dipublikasikan di situs milik Kementerian Perhutanan, LVLK, dan juga pemerintah daerah setempat. Karena itu, setelah mengajukan permohonan sertifikasi, pemohon harus rajin mengecek situs-situs tersebut.

5. Proses audit di lapangan

Pada waktu yang ditentukan tim penilai akan terjun ke lapangan, dimulai dengan melakukan rapat bersama pihak manajemen. Audit dilakukan dengan analisis dokumen serta observasi terhadap proses produksi yang berlangsung di perusahaan. Di akhir audit, perusahaan berkesempatan untuk mengklarifikasi hasil penilaian.

6. Pengambilan keputusan oleh lembaga penilai

Setelah tim penilai menyelesaikan audit, laporan segera disusun berdasarkan data yang diperoleh. Laporan tersebut kemudian menjadi dasar pertimbangan bagi lembaga untuk menyetujui atau menolak permohonan sertifikasi. Lembaga penilai wajib bersikap adil dalam membuat keputusan.

7. Penerbitan SVLK

Jika disetujui, maka sertifikat akan diterbitkan atas nama badan usaha yang lolos penilaian. Dengan sertifikat ini, setiap kegiatan ekspor oleh perusahaan tersebut tidak memerlukan inspeksi lagi karena sudah diwakili dengan sertifikat dan dokumen V-Legal.

8. Publikasi sertifikat

Sertifikat yang diterbitkan kemudian dipublikasikan oleh lembaga penilai. Tujuannya adalah menginformasikan kepada masyarakat bahwa perusahaan yang dimaksud telah memenuhi standar produksi sesuai dengan ketentuan hukum di Indonesia. Perusahan-perusahaan ini juga memiliki kesempatan lebih luas untuk ekspor.

Gambaran Mengenai Dokumen yang Diaudit

Proses audit tentunya menjadi proses yang membuat cemas pemilik usaha. Pasalnya, banyak pelaku usaha hasil hutan kayu yang tidak mengetahui standar audit yang diterapkan oleh tim penilai. Ada beberapa kategori dokumen yang akan diaudit dalam proses penilaian SVLK, yaitu:

1. Bukti Legalitas Badan Usaha

Dokumen-dokumen yang masuk ke kategori ini menunjukkan bahwa badan usaha yang mengajukan sertifikasi sudah memiliki dasar hukum yang kuat. Contoh dokumennya adalah Akta Pendirian Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), serta IUIPHHK dan IUI.

2. Dokumen Bahan Baku

Kategori dokumen ini menjadi bukti bahwa badan usaha memperoleh bahan baku secara legal dan bertanggung jawab. Dokumen yang masuk ke dalam kategori ini contohnya adalah bukti jual-beli bahan baku, berita acara serah terima bahan baku kayu, dokumen pengangkutan kayu yang sah, serta LMKB maupun LMKO. 

3. Dokumen Produksi

Penilai juga akan memeriksa dokumen produksi milik badan usaha tersebut. Dokumen pertama yang akan diperiksa adalah alur produksi yang diterapkan perusahaan. Tally sheet yang merekam penggunaan bahan baku dalam proses produksi juga kan diperiksa. Dokumen produksi lainnya adalah hasil produksi dalam periode waktu tertentu.

4. Dokumen Pemasaran

Dokumen pemasaran mencakup pemasaran domestik dan juga untuk luar negeri. Dokumen pemasaran domestik di antaranya adalah dokumen angkut dan laporan pemasaran dalam negeri. Untuk dokumen ekspor, penilai akan memeriksa packing list, invoice, bill of lading, dan pemberitahuan ekspor barang.

5. Dokumen K3

Perusahaan kayu juga wajib memastikan bahwa pegawainya terjamin keselamatan dan keamanannya selama bekerja. Penilai akan menganalisis prosedur K3 yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. Daftar peralatan penunjang K3 pun tidak akan luput dari analisis. Selain itu, ada pemeriksaan mengenai jumlah kecelakaan kerja yang terjadi.

6. Dokumen Pemenuhan Hak Tenaga Kerja

SVLK juga dibentuk oleh pemerintah untuk memastikan bahwa pekerja di industri ini dapat hidup dengan layak. Karenanya, kegiatan audit pun akan mempelajari daftar tenaga kerja dan serikat pekerja yang ada di perusahaan tersebut. Dokumen peraturan perusahaan dan juga kesepakatan kerja juga menjadi bahan analisis.

Saat mengurus sertifikasi secara mandiri untuk pertama kali, terdapat risiko bahwa permohonan Anda tidak akan diterima oleh pihak kementerian. Hal ini bisa terjadi karena berbagai alasan. Ada kemungkinan perusahaan belum benar-benar menjalankan sistem yang sesuai standar. Bisa jadi juga dokumen yang diajukan juga tidak akurat. 

Saran yang diberikan kepada perusahaan adalah melatih karyawannya untuk melakukan pembenahan internal sebelum mengurus verifikasi. Mutu Institute contohnya menawarkan program pelatihan untuk pengenalan sistem dan penerapan metode audit internal.

Jika Anda ingin produk olahan kayu Anda diterima di pasar lebih baik, sertifikasi SVLK merupakan prasyarat yang harus dipenuhi. Meskipun prosesnya rumit return value yang akan didapatkan sangat tinggi. Itulah tadi syarat dan prosedur mengurus SVLK.

Ingin mengikuti Pelatihan/Training? Belum dapat Lembaga Pelatihan yang terpercaya? Segera hubungi kami melalui [email protected] atau . Ikuti Training sesuai kebutuhan Anda Bersama Kami. Anda dapat mengajukan pelatihan sesuai kebutuhan perusahaan maupun individu. Hubungi Mutu Institute sekarang juga. Follow juga Instagram Mutu Institute di @mutu_institute untuk update pelatihan lainnya.

Referensi:

https://silk.menlhk.go.id/index.php/info/vsvlk/3

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwjgidbnwpn1AhXY8HMBHTtcBFAQFnoECBgQAQ&url=http%3A%2F%2Fawsassets.wwf.or.id%2Fdownloads%2Fflier_svlk___gftn.pdf&usg=AOvVaw2fXTW1SVi7Mz9FCxYYCZC-