Audit Internal ISO 9001 wajib dilakukan oleh sebuah organisasi untuk menilai kinerja sistem yang dijalankan. Lalu, bagaimana langkah penerapannya?

Setiap organisasi, baik negeri maupun swasta, sepatutnya sudah menerapkan standar sistem manajemen mutu dalam seluruh kegiatan operasionalnya. Ini disebabkan oleh keputusan strategis tersebut akan berimbas pada peningkatan kinerja, kualitas produk, pemenuhan kebutuhan pelanggan, dan pencapaian organisasi.

Berkaitan dengan hal tersebut, ISO 9001 tampaknya menjadi pilihan framework standar manajemen mutuinternasional yang tepat untuk digunakan.

Sebagai informasi, ISO 9001 adalah keluarga dari sistem standar manajemen mutu yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization, lebih dikenal dengan istilah ISO.

Pada implementasinya, sebuah organisasi wajib mengikuti berbagai persyaratan, pedoman, rekomendasi desain, dan standar penilaian yang telah ditetapkan. Salah satunya adalah pelaksanaan audit internal ISO 9001.

Poin tersebut sesuai dengan peraturan dari ISO 9001 pasal 8.2.2 yang menyatakan bahwa setiap organisasi wajib menerapkan audit internal dengan langkah-langkah khusus untuk memeriksa kesesuaian penerapan dari Sistem Manajemen Mutu (SMM) dalam kegiatan operasional hariannya.

Tentang Audit Internal ISO 9001

Secara singkat, aktivitas audit dinyatakan sebagai keseluruhan prosedur evaluasi atas kriteria tertentu yang dilakukan secara sistematis, independen, dan terdokumentasi. Kaitannya dengan audit internal adalah organisasi secara mandiri melakukan peninjauan ulang manajemen sebagai bagian dari evaluasi kinerja.

Sebab itu, tidak dimungkiri bagi sebagian kelompok pekerja, kegiatan audit internal ini adalah sebuah proses yang cukup menyulitkan.

Buruknya lagi, auditor internal terkesan sebagai oknum pengorek kesalahan-kesalahan dari masing-masing departemen dalam suatu perusahaan. Bahkan, tidak jarang anggota departemen menyajikan informasi-informasi palsu untuk melindungi diri.

Terlepas dari pandangan itu semua, pelaksanaan audit sejatinya harus dianggap sebagai cara efektif dalam membantu perbaikan organisasi.

Alasan Mengapa Audit Internal Wajib Dilaksanakan

Ada beberapa alasan penting dari pelaksanaan audit internal ISO 9001, antara lain:

• Melihat pemenuhan Sistem Manajemen Mutu auditee (orang yang diaudit). Apakah sudah sesuai dengan kriteria SMM ISO 9001 dan aktual implementasinya?
• Meninjau efektivitas penerapan sistem manajemen di dalam perusahaan.
• Mengidentifikasi potensi perbaikan pada area tertentu dalam organisasi.
• Memeriksa kelengkapan dokumentasi atau rekaman hasil pelaksanaan kegiatan departemen.
• Memenuhi kewajiban organisasi sebagai pengguna ISO sesuai standar yang ditetapkan.

Waktu Pelaksanaan Audit Internal

ISO memberikan organisasi untuk mengatur pelaksanaan audit internal sesuai interval waktu kesanggupan. Oleh karena itu, tiap perusahaan mungkin memiliki jadwal pelaksanaan yang berbeda-beda.

Akan tetapi, organisasi umumnya menentukan waktu pelaksanaan audit internal untuk triwulan (tiga bulan), semester (enam bulan), atau tahun (dua belas bulan).

Selain itu, perusahaan juga bisa menerapkan waktu pelaksanaan berbeda untuk tiap departemen. Sebagai contoh, makin krusial peranan sebuah departemen bagi perusahaan secara keseluruhan, maka biasanya makin tinggi frekuensi pelaksanaan audit internalnya. Hal ini tergantung dengan kebijakan masing-masing organisasi.

Siapa yang Berhak Melakukan Tugas Audit Internal?

Dalam penelitiannya yang tertuang di Jurnal Rekayasa Sistem dan Industri (2016), Shifa Khairunnisa, Sri Widaningrum, dan Heriyono Lalu menuliskan salah satu sub klausul ISO (Sub Klausul 9.2.1 poin e) tentang kewajiban organisasi dalam pelaksanaan Audit Internal, yaitu menyeleksi auditor dan menjamin objektivitas proses audit.

Itu artinya organisasilah yang jadi ujung tombak penentuan berhak tidaknya seseorang jadi auditor. Setidaknya, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh calon auditor, yakni:

• Bersifat independen, artinya tidak terikat sekaligus terpengaruh pada hal-hal di luar prosedur audit ISO 9001. Itulah mengapa seorang internal auditor umumnya dilarang mengaudit departemen atau pekerjaannya sendiri.
• Memiliki kemampuan dalam memimpin tim audit (khusus bagi calon lead auditor). Oleh alasan inilah, tim audit biasanya lebih banyak diisi oleh personil dengan jabatan tinggi, seperti manajer, kepala bagian, dan lain-lain.
• Mempunyai kompetensi tentang kegiatan audit mutu internal sesuai dengan Prosedur Audit Internal ISO yang telah ditetapkan. Sebab itu, memilih individu yang sudah mendapatkan sertifikasi internal auditor adalah sebuah langkah tepat.

Perlu diketahui bahwa mereka yang telah tersertifikasi biasanya sudah melewati berbagai pelatihan audit manajemen mutu sehingga kompetensi, kredibilitas, dan profesionalitasnya pasti terjamin. Bagi Anda yang tertarik jadi pelaksana audit, Mutu Institute adalah salah satu lembaga yang memberikan pelatihan internal auditor ISO 9001.

Langkah Pelaksanaan Audit Internal ISO 9001

Mengutip Mark Hammar dalam tulisannya tentang “Five Main Steps in ISO 9001 Internal Audits”, tata cara pelaksanaan audit internal ISO 9001 digambarkan dalam langkah-langkah penting berikut ini.

Pertama: Perencanaan Jadwal Audit

Kunci awal kesuksesan proses audit internal adalah adanya penjadwalan jelas dan terperinci. Hal ini memungkinkan semua pelaksana departemen mendapatkan kesan bahwa kegiatan audit internal semata-mata bertujuan untuk membantu mereka melakukan perbaikan, bukan sebaliknya.

Selain itu, kejelasan jadwal juga memberikan peluang pada pelaksana proses untuk menyelesaikan persiapan sekaligus perbaikan sebelum datangnya waktu audit.

Seperti yang sudah diterangkan sebelumnya, organisasi memiliki wewenang penuh untuk mengatur siklus pelaksanaan audit internal. Namun, kebanyakan lembaga menjadwalkan audit internal untuk setahun sekali.

Kedua: Perencanaan Proses Audit

Proses perencanaan tidak hanya sebatas lingkup tim auditor saja, tetapi juga menyertakan auditee. Hal ini tentu untuk menciptakan kolaborasi yang baik saat pelaksanaan nantinya. Salah satu contoh adalah kesepakatan mengenai hari, jam dan lokasi audit dapat diputuskan dengan mudah jika perencanaan proses audit juga melibatkan auditee.

Selain itu, temuan pada proses audit tahun sebelumnya dapat ditinjau kembali oleh auditor. Kemudian, tinjauan tersebut dapat dijadikan masukkan bagi auditee untuk diperbaiki. Pada intinya, perencanaan ini adalah untuk memastikan bahwa organisasi akan mendapatkan manfaat positif dari kegiatan audit.

Ketiga: Melakukan Audit

Tahapan ini wajib dimulai dengan rapat pertemuan antara auditor dan auditee. Hal ini untuk memastikan bahwa rencana audit telah siap dan selesai. Selama prosesnya, seorang auditor akan mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya melalui berbagai cara, seperti wawancara, pengamatan kegiatan atau observasi, review dokumentasi, dan lainnya.

Sebagai salah satu cara pengumpulan data audit, review dokumentasi mungkin lebih banyak memakan waktu. Pasalnya, auditor harus ekstra teliti untuk memastikan kelengkapan rekaman hasil kegiatan harus sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan.

Kesimpulannya, seluruh kegiatan di atas hanya berfokus pada penggalian informasi sekaligus bukti bahwa pelaksana departemen telah menjalankan operasionalnya sesuai dengan perencanaan dan Sistem Manajemen Mutu.

Keempat: Pelaporan Audit

Langkah keempat ialah membuat laporan hasil kegiatan audit internal. Ini harus disampaikan langsung pada pemilik proses (auditee). Pastikan tidak ada penundaan informasi setelah audit dilakukan.

Tujuannya adalah agar auditee dapat mengetahui area-area yang perlu pengembangan ataupun kelemahan-kelemahan yang butuh perbaikan. Lalu, mereka dapat segera melakukan pembenahan sesuai saran auditor.

Setelahnya, tugas lanjutan auditor adalah menyampaikan laporan hasil audit secara tertulis sesegera mungkin.

Kelima: Tindak Lanjut atas Masalah atau Perbaikan yang Ditemukan

Langkah penting terakhir adalah tindak lanjut dari hasil temuan auditor. Inti dari langkah kelima ini adalah memastikan masalah telah diperbaiki oleh bagian terkait secara tuntas. Dengan kata lain, tindak lanjut merupakan kunci peningkatan proses yang diinginkan oleh manajemen.

Pada hakikatnya, proses audit internal selayaknya tidak hanya dipandang sebagai pemenuhan kewajiban terhadap standar ISO semata, tetapi juga sebuah langkah kunci untuk meningkatkan proses Sistem Manajemen Mutu dalam perusahaan.

Jika sudah dilaksanakan dengan benar, audit internal ISO 9001 bukan lagi sebuah momok yang harus ditakuti.

Ingin mengikuti Pelatihan/Training? Belum dapat Lembaga Pelatihan yang terpercaya? Segera hubungi kami melalui [email protected] atau . Follow Instagram Mutu Institute di @mutu_institute untuk update pelatihan lainnya.