Apa Itu ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu?

ISO 9001:2015 merupakan versi terbaru ISO 9001:2008. Standar internasional ini menjadi pedoman perusahaan dalam menjaga konsistensi produk.

Tujuan manajemen mutu adalah untuk menjaga konsistensi kualitas produk. Adapun dengan produk yang kualitas, terdapat dua hal lainnya yang dapat tercapai. Pertama adalah kepuasan dan loyalitas pelanggan yang akan berujung pada penjualan produk. Kedua adalah untuk meningkatkan efisiensi proses produksi, baik dari segi waktu maupun bahan baku.

Dalam rangka membantu perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut, International Organization for Standardization (ISO) mengeluarkan standar ISO 9001. Standar ini adalah pedoman yang dapat digunakan perusahaan saat melakukan aktivitas atau operasionalnya.

Alih-alih berisi cara, ISO 9001 hanyalah ‘panduan’ yang tidak mengekang kreativitas perusahaan untuk menentukan langkah-langkah yang dinilai paling tepat.

ISO 9001

ISO 9001 adalah bagian dari keluarga sistem standar manajemen mutu rancangan ISO untuk membantu perusahaan dalam memastikan bahwa perusahaannya dapat memenuhi kebutuhan pelanggan serta stakeholder-nya sesuai persyaratan legalitas yang ditetapkan sesuai produk—baik barang maupun jasa—yang ditawarkannya.

Melalui penerapan ISO 9001, perusahaan dapat mewujudkan tujuan yang diharapkan sekaligus meningkatkan kredibilitas dan dapat bersaing di ranah pasar yang lebih luas. Hingga saat ini, jutaan perusahaan di seluruh dunia telah melakukan sertifikasi ISO 9001.

Hal tersebut praktis menjadikan standar ini sebagai salah satu alat manajemen yang paling banyak digunakan secara global.

ISO 9001 : 2015

ISO 9001 pertama kali diterbitkan pada 1986. Dalam kurun waktu nyaris empat dekade sejak kelahirannya, ISO 9001 pun telah berapa kali mengalami perubahan, baik minor maupun mayor.

ISO 9001 : 2015 adalah versi terbaru ISO 9001 yang menggantikan ISO 9001 : 2008. Standar ini terbit pada 23 September 2015 dengan mengantongi beberapa perubahan penting. 

ISO 9001 : 2015 ditujukan untuk menjadikannya lebih progresif menuju abad ke-21 dibandingkan versi sebelumnya yang bersifat lebih memberi petunjuk dengan banyak persyaratan untuk catatan dan prosedur yang terdokumentasi.

Sebagai catatan, sertifikasi ISO 9001 : 2015 bukanlah standar produk perusahaan. Alasannya tak lain karena ISO 9001 : 2015 tidak memuat kriteria penerimaan produk maupun syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh produk tersebut. Dalam kata lain, standar ini pun tidak memuat kriteria pengujian produk.

Oleh sebab itu, merupakan sebuah kekeliruan ketika sebuah perusahaan menyatakan bahwa  produknya telah memenuhi standar internasional. Perusahaan semestinya cukup memberi pernyataan bahwa sertifikasi sistem manajemen yang dilakukannya telah sudah bertaraf internasional.

Prinsip-Prinsip Dasar ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu

Terdapat beberapa perubahan dari ISO 9001 : 2015 menjadi ISO 9001 : 2015. Berdasarkan jumlah prinsip yang diterapkan, ISO 9001 : 2015 memuat tujuh poin—satu poin lebih sedikit dibandingkan versi sebelumnya—seperti berikut.

1. Fokus pelanggan
2. Kepemimpinan
3. Keterlibatan orang lain
4. Pendekatan proses bisnis
5. Peningkatan terus-menerus
6. Pendekatan faktual dalam membuat keputusan
7. Manajemen relasi

Manfaat Penerapan ISO 9001:2015

ISO 9001 : 2015 bersifat sukarela. Kendati demikian, banyak perusahaan yang mengikuti standar ini untuk memperoleh berbagai manfaat seperti berikut.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

ISO 9001 : 2015 mendorong perusahaan untuk selalu berorientasi pada pelanggan. Artinya, perusahaan pun perlu melakukan observasi untuk mengetahui apa yang sesungguhnya menjadi kebutuhan dan harapan pelanggan, lalu melakukan upaya-upaya untuk mewujudkan hal tersebut.

Begitu kebutuhan dan harapan tersebut terpenuhi, pelanggan akan merasa puas. Mereka pun akan mempertimbangkan untuk kembali menggunakan produk tersebut. Namun, jika kualitas produk yang dihasilkan tidak konsisten, maka pelanggan pun enggan untuk kembali melakukan pembelian di masa mendatang.

Pada akhirnya, kualitas akan memengaruhi kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan pun akan memengaruhi loyalitas pelanggan, dan loyalitas pelanggan akan memengaruhi pendapatan serta kesuksesan perusahaan. Oleh sebab itu, demi menjaga kestabilan tersebut, diperlukan konsistensi.

Meningkatkan Citra dan Kepercayaan Pelanggan

Pelanggan yang puas dengan sebuah produk tidak jarang akan merekomendasikannya kepada masyarakat lebih luas, mulai dari orang-orang terdekat hingga orang asing melalui media sosial sekalipun. Semakin banyak ulasan positif yang diperoleh, makin bagus pula reputasi yang diperoleh perusahaan.

Di samping itu, mengingat ISO 9001 : 2015 sendiri merupakan standar yang diakui secara internasional, memiliki sertifikasi ini pun menjadi salah satu keunggulan yang bisa ditonjolkan oleh perusahaan (terutama apabila ingin bersaing di kancah global).

Pasalnya, perusahaan dengan ISO 9001 : 2015 akan menjaga mutu proses yang dilakukan, baik dari produksi maupun distribusi. Dengan demikian, supplier maupun mitra yang bekerja sama pun lebih terjamin kualitasnya.

Menjaga Keberlangsungan Perusahaan

Perusahaan tentu ingin menjaga eksistensinya selama mungkin dalam persaingan bisnis. Namun, untuk mewujudkannya diperlukan banyak aspek, mulai dari hal-hal yang berkaitan dengan pihak eksternal maupun internal.

ISO 9001 : 2015 menerapkan tujuh prinsip yang mencakup standar dari berbagai aspek. Tak hanya bagaimana menjaga kepuasan pelanggan, ISO 9001 : 2015 memberi panduan mengenai pentingnya menjaga relasi dengan seluruh stakeholder, apresiasi dan rasa hormat pada karyawan, dan lain-lain.

Seluruh faktor ini saling mendukung satu sama lain dalam mewujudkan iklim perusahaan yang terus bertumbuh sekaligus mendorong tercapainya tujuan perusahaan. Tentunya, prinsip-prinsip ini pun harus terus diterapkan (dapat dibuktikan melalui audit) agar mencapai sasaran.

Sertifikasi ISO 9001 : 2015

Perusahaan yang ingin memperoleh sertifikasi ISO 9001:2015 perlu melalui proses audit terlebih dahulu. Adapun proses audit ini secara umum terdiri dari dua tahap, yakni dokumentasi dan implementasi dokumen yang sudah disahkan.

Kegiatan audit sertifikasi ISO 9001 : 2015 wajib dilakukan oleh badan sertifikasi atau independen. Tentunya, mereka yang dapat melakukan audit ini pun harus mempunyai badan akreditasi yang diakui.

Nantinya, hasil audit yang dilakukan akan menentukan apakah sebuah perusahaan lulus atau tidak dalam memenuhi ISO 9001 : 2015. Apabila lulus, maka nama perusahaan tersebut dapat dilihat dalam situs resmi badan sertifikasi ISO 9001 : 2015 yang menaungi auditor pelaksana tersebut.

Tentunya, perusahaan yang ingin mengikuti sertifikasi ini harus melakukan persiapan yang tidak instan. Hal ini berlaku bagi perusahaan mana pun, baik yang telah berskala besar maupun masih kecil.

Walau demikian, proses yang tidak mudah ini dapat menghasilkan output yang jauh lebih besar dan berdampak penting bagi masa depan perusahaan tersebut. Sebagai catatan, masa berlaku ISO 9001 : 2015 adalah tiga tahun.

Mutu Institute merupakan lembaga sertifikasi resmi yang memfasilitasi berbagai pelatihan sertifikasi, termasuk ISO series seperti ISO 9001 : 2015. Kami pun menyediakan berbagai jenis sertifikasi dan pelatihan untuk bidang terkait.

Pelatihan Understanding & Implementing Standar ISO 9001 misalnya, merupakan pelatihan yang akan memberi pemahaman kepada peserta mengenai ISO 9001, mulai dari konsep, sejarah, interpretasi persyaratan, hingga gambaran implementasi sesuai standar. Pelatihan ini cocok bagi perusahaan yang ingin memulai sertifikasi ISO 9001 : 2015.

Di samping itu, kami juga membuka kesempatan bagi individu yang ingin menjadi auditor ISO 9001:2015. Saat ini, kami menyediakan pelatihan untuk Internal Auditor, Lead Auditor, dan ISO 9001 Lead Auditor (PECB).

Ingin mengikuti Pelatihan/Training? Belum dapat Lembaga Pelatihan yang terpercaya? Segera hubungi kami melalui [email protected] atau . Follow juga Instagram Mutu Institute di @mutu_institute untuk update pelatihan lainnya.