Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 bertujuan membantu perusahaan untuk bersaing secara internasional. Kenali apa saja prinsip dasar standar ini pada ulasan berikut.

Adanya manajemen mutu dalam sebuah perusahaan membantu kualitas produk yang dihasilkan agar tetap konsisten. Dengan demikian, kredibilitas dan kepercayaan perusahaan di mata konsumen akan turut terjaga. Adapun standar internasional yang digunakan terkait manajemen mutu adalah ISO 9001.

Apa Itu Manajemen Mutu?

Kepuasan pelanggan merupakan elemen penting dalam mendukung keberhasilan sebuah bisnis atau perusahaan. Dalam meningkatkan kepuasan sendiri, ada banyak cara yang dapat dilakukan salah satunya adalah menjaga kualitas produk yang baik.

Jika Anda sebagai konsumen pun, kualitas produk yang tidak konsisten akan membuat Anda jadi enggan untuk melakukan pembelian ulang, bukan?

Oleh sebab itu, manajemen mutu di sebuah perusahaan sangat perlu diperhatikan. Manajemen mutu akan memastikan seluruh proses produksi hingga distribusi produk sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Apa Itu ISO 9001?

ISO 9001 adalah standar internasional yang digunakan untuk persyaratan Sistem Manajemen Mutu. Standar ini diterbitkan pertama kali pada 1986 oleh International Organization for Standardization) alias ISO, yakni badan internasional yang bertujuan untuk menetapkan standar bagi perusahaan yang ingin bersaing secara global sekaligus menjaga kredibilitasnya.

Kendati begitu, perlu diperhatikan bahwa ISO 9001 tidaklah membatasi cara perusahaan untuk melakukan kegiatan operasional maupun menciptakan inovasi. ISO 9001 hanyalah memberi pedoman karakter Sistem Manajemen Mutu yang baik dalam bentuk persyaratan yang harus dipenuhi.

7 Prinsip Dasar Manajemen Mutu

ISO 9001 telah mengalami beberapa perubahan sejak diterbitkan pertama kali. Kini, panduan yang digunakan adalah ISO 9001 : 2015 sebagai pengganti ISO 9001 : 2008.

Salah satu perubahan mendasar dalam ISO 9001 : 2015 adalah prinsip-prinsip manajemen mutu. Jika ISO 9001 : 2008 menerapkan delapan prinsip manajemen mutu, maka ISO 9001 : 2015 kini menyederhanakannya menjadi tujuh seperti berikut ini.

1. Fokus Pelanggan (Customer Focus)

Fokus utama Sistem Manajemen Mutu adalah memenuhi kebutuhan konsumen melalui produk yang ditawarkan dan bahkan berusaha untuk melebihi ekspektasi yang dibangun oleh konsumen.

Mengapa demikian? Pasalnya, kesuksesan sebuah perusahaan ditentukan oleh konsumennya—jika tidak konsumen yang membeli produk, maka tak ada pemasukan apalagi untung, bukan?

Maka dari itu, perusahaan harus mampu beradaptasi, mengetahui, dan dapat menghadirkan solusi atas kebutuhan konsumen sehingga konsumen tertarik dan rela mengeluarkan sejumlah biaya untuk menikmati produk tersebut apalagi sampai melakukan pembelian ulang.

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memenuhi prinsip ini adalah sebagai berikut.

• Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan konsumen.
• Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan konsumen kepada organisasi atau stakeholder terkakit.
• Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan serta melakukan tindakan tepat yang diperlukan.

2. Kepemimpinan (Leadership)

Pemimpin di seluruh level organisasi perusahaan harus memiliki tujuan dan arah yang sama sekaligus menciptakan kondisi tiap individu (karyawan) turut serta dalam mencapai sasaran mutu yang diharapkan. Hal ini dimaksudkan agar strategi, kebijakan, proses, hingga sumber daya yang diterapkan sesuai dengan tujuan perusahaan.

Apabila prinsip ini terpenuhi, maka akan terjadi peningkatan efisiensi maupun efektivitas cara-cara yang dilakukan untuk memenuhi sasaran yang ditetapkan perusahaan. Selain itu, komunikasi dan koordinasi dalam proses yang dilakukan akan turut meningkat.

Berikut adalah beberapa tindakan yang dapat diambil untuk memenuhi prinsip leadership ISO 9001 : 2005.

• Membangun budaya integritas dan kepercayaan.
• Mendorong komitmen di seluruh badan perusahaan.
• Pemimpin memberi kesempatan pada tiap karyawan untuk melakukan pelatihan sumber daya yang diperlukan.

3. Keterlibatan Orang (Engagement of People)

Keberhasilan sebuah perusahaan adalah hasil dari teamwork yang bagus. Setiap karyawan dalam perusahaan memiliki kontribusi untuk kemajuan perusahaan sehingga tidak ada karyawan yang pekerjaannya dianggap tidak penting oleh perusahaan.

Dengan memenuhi prinsip ini, setiap karyawan pun akan merasa dihormati dan makin terdorong untuk berkontribusi lebih optimal dalam menjalankan tanggung jawabnya. Tentunya, perusahaan pun perlu memperhatikan dan menekankan pentingnya aspek kompetensi, pemberdayaan, dan keterlibatan seluruh karyawan untuk mampu menciptakan nilai tersebut.

Adapun beberapa langkah yang bisa diambil untuk memenuhi prinsip ini adalah seperti berikut.

• Menjaga kelancaran komunikasi di seluruh jajaran.
• Mengenali dan memberi apresiasi terhadap kinerja yang dilakukan.
• Perusahaan melakukan sosialisasi dan usaha agar setiap karyawannya berkomitmen mencapai tujuan yang ditetapkan.

4. Pendekatan Proses (Process Approach)

Prinsip manajemen mutu ISO 9001 ini meyakini bahwa sebuah hasil dapat menjadi lebih efektif dan efisien saat kegiatan yang dikelola menjadi proses yang saling terkait serta berfungsi sebagai sistem yang koheren.

Manajemen mutu pada dasarnya terdiri dari berbagai proses yang saling berkaitan. Proses tersebut pun bersama-sama mengarah pada pencapaian tujuan perusahaan yang tak lain adalah refleksi kepuasan dari pihak-pihak terkait.

Di bawah ini adalah beberapa kegiatan yang dapat dilakukan guna memenuhi prinsip pendekatan proses.

• Menentukan tujuan sistem dan proses yang akan diambil.
• Memastikan informasi dan sumber daya yang dibutuhkan tersedia untuk menjalankan dan meningkatkan proses sekaligus memantau, menganalisis, dan mengevaluasi kinerja sistem keseluruhan.

5. Peningkatan (Improvement)

Perusahaan yang sukses senantiasa tidak mengabaikan evaluasi dan perbaikan yang harus dilakukan. Perusahaan tersebut akan menempatkan fokus pada perbaikan yang berkelanjutan.

Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kemampuannya mengantisipasi dan bereaksi terhadap risiko serta peluang, baik yang datang dari internal maupun eksternal.

Sebagai langkah-langkah pemenuhan prinsip ini, berikut adalah cara-cara yang dapat dilakukan.

• Memberi pelatihan pada karyawan mengenai metode dan alat perbaikan.
• Menelusuri, meninjau, dan mengaudit perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek perbaikan.
• Mengenali dan mengakui adanya perbaikan yang (perlu) dilakukan.

6. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti (Evidence-Based Decision Making)

Setiap perusahaan harus menggunakan dasar hasil analisis dan evaluasi data dalam mengambil keputusan. Tujuannya tak lain adalah untuk meminimalkan kesalahan pengambilan keputusan karena hal-hal yang kompleks maupun dianggap tidak pasti.

Dalam kata lain, prinsip ini menekan adanya konsekuensi tidak diinginkan akibat keputusan yang berdasarkan penilaian subjektif. Adanya fakta, bukti, dan analisis akan menghasilkan keputusan objektif dan keyakinan yang lebih besar.

Sebagai contoh, di bawah ini beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengambil keputusan berdasarkan bukti.

• Melakukan observasi, tes, atau pengukuran menggunakan metode dan alat yang tepat.
• Perusahaan memastikan data yang diperoleh berasal dari sumber valid.

7. Manajemen Hubungan (Relationship Management)

Perusahaan tentu bermimpi untuk dapat menjalankan bisnisnya dan mencapai sukses untuk jangka panjang. Maka dari itu, hubungan yang dijalin dengan konsumen maupun stakeholder terkait lainnya haruslah dijaga dengan baik pula.

Stakeholder yang dimaksud dapat berupa pihak-pihak yang berada di dalam lingkungan dalam maupun luar perusahaan. Keduanya sama-sama memiliki peran krusial dalam membantu perusahaan mencapai target yang diharapkan.

Untuk menjaga hubungan tetap baik, berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.

• Melakukan kerja sama yang saling menguntungkan.
• Menjaga dan memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Melakukan komunikasi yang terbuka.

Itulah tujuh prinsip dasar Sistem Manajemen Mutu. Perlu diketahui, ISO 9001 pada dasarnya bukanlah bersifat kewajiban, melainkan sukarela. Walau begitu, karena ‘tuntutan’ standar ini bagus dan turut mendorong kualitas perusahaan secara umum, tidak sedikit perusahaan pun yang menerapkan ISO 9001 dan bahkan mewajibkan supplier mereka untuk ikut memenuhinya.

Ingin mengikuti Pelatihan/Training? Belum dapat Lembaga Pelatihan yang terpercaya? Segera hubungi kami melalui [email protected] atau . Follow juga Instagram Mutu Institute di @mutu_institute untuk update pelatihan lainnya.