Perusahaan yang efisien cenderung lebih unggul dibanding kompetitornya. Perusahaan Anda dapat menerapkan prinsip 5S untuk mencapai efisiensi yang maksimal.

Efisiensi merupakan kata kunci dari operasional perusahaan di Jepang. Banyak perusahaan di sana mengadopsi pendekatan 5S untuk mencapai hal tersebut. Perusahaan di dunia pun mulai mengadopsi prinsip ini karena melihat bagaimana banyak perusahaan Jepang yang berkembang pesat karenanya.

Penjelasan Konsep

Prinsip ini dikenal juga di Indonesia dengan sebutan 5R. Terdapat lima komponen utama yang menyusun prinsip ini, yaitu:

1. Seiri atau Ringkas

Komponen ini menjelaskan bahwa setiap orang harus melakukan penyortiran di area kerjanya. Melakukan seiri berarti mempertahankan hal-hal yang memang penting atau menunjang produktivitas pekerjaan. Area kerja pun akan menjadi area yang lebih ergonomis dan membuat Anda lebih leluasa bergerak.

Hal ini tidak harus berarti bahwa semua barang yang jarang digunakan harus dibuang. Barang-barang tersebut dapat dipindahkan ke area lain agar tidak mengganggu workflow. Selain melancarkan workflow, keamanan pun meningkat karena tidak adanya barang-barang berserakan yang berpotensi menyebabkan kecelakaan kerja.

2. Seiton atau Rapi

Setelah menyortir barang di area kerja, tahap berikutnya adalah melakukan organisasi atau pengaturan. Di tahap ini, Anda perlu menentukan di mana sesuatu sebaiknya diletakkan. Ketika sebuah barang diletakkan di tempat yang tepat, Anda akan menyadari dengan segera bahwa kegiatan kerja menjadi lebih lancar.

Posisi barang di ruang kerja juga harus didukung sistem yang membuat orang mudah untuk meletakkan barang tersebut kembali ke tempatnya setelah penggunaan. Selain itu, seiton sendiri juga mencakup proses inventori atau pemberian label terhadap barang. Labelling juga bisa dilakukan di tempat penyimpanan untuk mempermudah organisasi.

3. Seiso atau Resik

Situasi lingkungan kerja yang berantakan dan kotor ditemukan berdampak negatif terhadap produktivitas kerja. Alasannya adalah:

• Lingkungan kerja yang berantakan dan kotor menurunkan motivasi kerja karyawan.
• Adanya dampak kesehatan karena bakteri dan kuman yang menempati lingkungan kerja.
• Rekan kerja maupun atasan karyawan akan merasa sungkan untuk mengunjungi area kerja sehingga interaksi sosial tidak terjalin dengan baik.
• Pihak luar perusahaan akan memiliki perspektif bahwa perusahaan tersebut tidak profesional ketika berkunjung.

Seiso dilakukan dengan membersihkan lingkungan kerja secara teratur. Setiap ada noda atau area kerja yang berantakan, harus segera dilakukan sebelum situasi memburuk. Meskipun begitu, hal ini ternyata cukup sulit untuk diterapkan secara konsisten oleh semua lini perusahaan.

4. Seiketsu atau Rawat

Di sini seiketsu terkait dengan bagaimana perusahaan dapat mempertahankan penerapan 5S di dalam kegiatan operasional sehari-harinya. Perusahaan perlu menstandarisasikan tahapan yang perlu dijalankan. Dengan begitu, setiap pekerja akan dengan mudah mengaplikasikan prinsip ini dan hasilnya sama di semua bagian perusahaan.

Seiketsu hanya bisa dijalankan optimal ketika semua orang di dalam perusahaan mengubah standar perilaku tersebut menjadi sebuah kebiasaan. Progres tersebut tentunya membutuhkan waktu yang cukup panjang. Harus ada struktur kerja yang bisa mendukung terbentuknya kebiasaan tersebut.

5. Shitsuke atau Rajin

Apabila seiketsu berada di level manajemen perusahaan, shitsuke adalah level individual. Telah disinggung sebelumnya, setiap orang di perusahaan harus menginternalisasi perilaku yang termasuk prinsip 5S tersebut. Tidak hanya itu, kebiasaan yang terbentuk pun harus benar-benar sesuai dengan standar yang diterapkan di perusahaan.

Proses komunikasi kebijakan prinsip ini harus dilakukan dengan tepat oleh perusahaan. Hal ini dilakukan agar setiap pegawai menunjukkan perilaku yang diharapkan. Perusahaan juga harus melakukan follow-up untuk setiap standar perilaku baru yang diterapkan untuk memastikan bahwa aplikasi di lapangan sudah sesuai.

Baca juga: Mengenal Apa itu Enterprise Risk Management dan Cara Penerapannya

Implementasi 5S di Perusahaan

Berikut merupakan langkah-langkah konkrit untuk menerapkan prinsip efisiensi ini di perusahaan Anda:

1. Penyortiran barang

Strategi red tag disarankan untuk mengidentifikasi barang yang kemungkinan tidak bermanfaat. Barang yang diberi tanda merah harus dilihat kegunaannya dalam satu periode waktu. Pertanyaan yang perlu diajukan untuk barang-barang ini adalah:

• Apakah barang tersebut mendukung kerja Anda?
• Jika mendukung, berapa kuantitas yang diperlukan?
• Jika mendukung, apakah penempatannya sudah tepat?

2. Organisasi barang

Menurut prinsip ini, setiap barang sudah mempunyai tempatnya sendiri. Tidak ada satu tempat pun yang ditempati barang berbeda. Barang harus mudah dijangkau oleh siapa pun yang membutuhkannya. Barang juga harus diberi label untuk mempermudah identifikasinya.

3. Kebersihan area kerja

Pembersihan teratur adalah hal yang penting di sini. Agar program kebersihan berjalan dengan efektif, Anda perlu melakukan hal ini:

• Tentukan bagian-bagian mana yang perlu dibersihkan secara rutin.
• Setiap bagian tersebut memiliki kelompok tertentu yang bertanggung jawab atas kebersihannya.
• Menentukan metode kebersihan yang digunakan.
• Mempersiapkan alat kebersihan dan menyimpannya di area yang mudah dijangkau.
• Melakukan inspeksi kebersihan secara rutin.

4. Kondisi yang terstandar

Implementasi tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa kondisi 3S di poin sebelumnya terjaga dengan baik. Ada tiga hal yang perlu dilakukan, antara lain:

• Menentukan supervisor yang bertanggung jawab menjaga 3S area kerja (setiap supervisor hanya bertanggung jawab atas satu area saja).
• Membuat kegiatan maintenance atau perawatan terjadi setiap hari.
• Melakukan analisis jika masalah yang sama muncul kembali, seperti: banyaknya barang tidak perlu, karyawan mengembalikan barang ke tempat yang tidak benar, dan kualitas kebersihan yang menurun.

5. Kedisiplinan individual

Ada beberapa cara yang dapat digunakan agar setiap individu di dalam perusahaan mempertahankan perilaku yang diharapkan ini. Sebagai contohnya adalah membuat poster yang ditempel di lokasi strategis. Poster berisi petunjuk 5S yang komprehensif. Benchmarking antar-bagian juga disarankan untuk menjaga kedisiplinan.

Tips untuk Implementasi Efektif

Banyak perusahaan yang tidak sukses menjalankan prinsip ini. Alasannya adalah karena situasi tempat kerja yang tidak mendukung. Sebuah perusahaan perlu memastikan beberapa hal berikut sebelum implementasi:

1. Mendorong pekerja untuk menyampaikan idenya

Pekerja lebih memahami situasi dan kondisi di lapangan dibandingkan pihak manajemen. Karena itu, di dalam implementasi prinsip efisiensi ini, pekerja diminta untuk membagikan idenya. Ide yang keluar dari diri pekerja sendiri akan diterima dengan lebih baik.

2. Memberikan sumber daya pendukung

Perusahaan juga perlu memberikan sumber daya pendukung. Sebagai contoh, untuk mengatur dokumen-dokumen perusahaan yang tercecer, maka diperlukan lemari untuk penyimpanan. Perusahaan wajib menyediakan fasilitas ini.

3. Adanya rewards untuk usaha yang dilakukan

Perlu disediakan penghargaan atas usaha pekerja menerapkan prinsip 5S. Penghargaan bisa dalam bentuk yang tidak terlihat seperti pujian atau apresiasi dari petinggi. Perusahaan juga bisa menghadiahi pekerja dengan fasilitas baru yang bermanfaat seperti coffee maker atau mesin fotokopi baru.

4. Memberikan pelatihan yang memadai

Perusahaan tidak bisa mengharapkan implementasi prinsip efisiensi ini akan efektif jika karyawan tidak diberi pelatihan yang cukup. Investasi perlu dikeluarkan untuk mendapatkan return yang besar atas kesuksesan program. Mutu Institute merupakan lembaga yang mampu memberikan pelatihan optimal terkait kultur baru semacam ini.

Memastikan bahwa seluruh lini perusahaan berjalan efisien bukanlah hal yang mudah. Implementasi 5S pun memiliki tantangannya sendiri ketika diterapkan. Butuh pemantapan SDM agar program dapat berjalan lancar dan memberikan manfaat.

Ingin mengikuti Pelatihan/Training? Belum dapat Lembaga Pelatihan yang terpercaya? Segera hubungi kami melalui [email protected] atau . Ikuti Training sesuai kebutuhan Anda Bersama Kami. Anda dapat mengajukan pelatihan sesuai kebutuhan perusahaan maupun individu. Hubungi Mutu Institute sekarang juga. Follow juga Instagram Mutu Institute di @mutu_institute untuk update pelatihan lainnya.

Referensi:

https://www.rediff.com/money/2007/jan/16japan.htm

https://aboutleaders.com/clean-workplace-environment/

https://leanconstructionblog.com/Keys-and-Tips-to-Implement-the-5S-Methodology.html